CASO ¿Y DONDE ESTAN LOS CIMIENTOS?

CASO ¿Y DONDE ESTAN LOS CIMIENTOS?


Oscar Patiño Giraldo


Profesor
Andrés López Astudillo


Pensamiento Sistemico



FACULTAD DE INGENIERIAS
ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PRODUCCIÓN
UNIVERSIDAD ICESI
CALI
2009

Es el mes de octubre del año 2009, y no ha sido un buen año para Pecagro, la cual es una mediana empresa que nació en 1982 como comercializadora de productos Agroquímicos y a partir de 1986 paso a ser productor, desde entonces además de estar en el mercado nacional ha penetrado a diferentes países en Suramérica y Centroamérica como Bolivia, Ecuador, Perú, Republica Dominicana entre otros.
Arlex Gonzales Díaz Gerente de Operaciones quien es el responsable de producción y logística de Pecagro.
En el presente año debido a la caída en las ventas se dio un incremento en los inventarios, ya que se está produciendo de acuerdo al presupuesto de inicio de año un presupuesto inicial con ciertas metas, pero en lo corrido del año este presupuesto se ha cumplido en cerca de un 50%. En la reunión de seguimiento mensual a los diferentes indicadores con Jefferson Criollo Asistente de Logística e Inventarios y Julián Córdoba Coordinador de Producción y Seguridad, observan que el indicador de inventarios presenta un incremento mensual !MIERCOLES¡, que está pasando con este dato dice Arlex mientras observa el reporte.
Jefferson Criollo responde. No Arlex son diferentes factores, el primero producción me está entregando los productos tarde y muchas veces me cancelan los pedidos el área de Mercadeo & Ventas y este producto se está quedando en inventario, el otro punto es que de todo lo proyectado para despacho no nos están llegando pedidos.
Julián Córdoba responde con una cara de pocos amigos, OIGAN A ESTE, usted sabe Criollo que mi gente y yo no hemos tenido la culpa en la mayoría de los atrasos de producción, muchas veces Lorena Trujillo (Gerente Compras) se ha tardado en la entrega de materia prima.
Que vamos a hacer con este Chicharrón tan peludo, dice Arlex al escuchar a sus compañeros de trabajo y parándose de su cilla, dice, hagamos una SAM (Solicitud de Acción de Mejora) para compras y otra Mercadeo para que solucionen las situaciones que nos están golpeando este indicador, Jefferson usted me puede colaborar con estas lo más pronto posible para que calidad las tramite y les haga seguimiento.
Días después en reunión de Seguimiento semanal de la gerencia de operaciones…
- ¿Buenos días Jefferson y Julián como va todo?, pregunta Arlex Gonzales.
- El valor de los inventarios sigue igual responde Jefferson.
- ¿Se mandaron las SAM de que habíamos hablado?, pregunta de nuevo Arlex
- Si se mando 1 al Departamento de Compras y otra al de Mercadeo y Ventas.
Pero debemos esperar a que respondan.
No, Jefferson ya paso el tiempo límite y no podemos esperar a que esta gente les entre ganas de responder, llamemos a la Gerente del Sistema de Gestión Claudia Vásquez, para que puye eso.
Hola Claudia como estas con Arlex…
Ah… Hola como estas te estaba pensando, mira acabo de hablar con el Ing. Edilberto Vallejo y me dice que está muy ocupado como para responder este tipo de SAM´s ya que en este momento hay clientes que se están quejando porque no se están atendiendo y los representantes de las zonas están a punto de entrar en huelga porque están que se revientan haciendo las diferentes actividades de mercadeo y ventas, y compras me dice que esa SAM que le enviaste no da a lugar, porque ella realizo las negociaciones buscando reducir los costos en materias primas, y esa decisión se tomo en conjunto con la gerencia directiva y ella no va a responder por algo que le dijeron que hiciera.
Como así, Claudia y eso es así nada mas, bueno está bien que él esté al frente de dos cargos como lo son el de gerente director y gerente comercial y además sea el dueño de la empresa pero este problema es de gran impacto para la compañía y no se le está dando la relevancia que se le debe dar.
Pues, Arlex si el ingeniero Edilberto dice que no tiene tiempo es porque lo que está haciendo es más importante ya que con la decisión de reducir costos, el está realizando esos dos cargos, ¿no crees?
OK Claudia gracias por tu valiosa colaboración dice Arlex notándose un leve aire de sarcasmo.
De nada Arlex, respondiendo con el mismo sarcasmo.
Muchachos nos toco solucionar esto a nosotros porque colaboración de los demás departamentos no vamos a conseguir por ningún lado, dice Arlex notablemente enfadado.
Julián para que no nos vuelva a pasar que no producimos a tiempo porque no contamos con la materia prima, aumente los inventarios de estas materias primas y así no nos vuelve a ocurrir eso, yo sé que es una decisión poco ortodoxa pero ¿que mas hacemos?.
OK, responde Julián voy a sacar un historial de cuáles son las materias primas que mas falta hacen y aumento estos inventarios.
Jefferson y Julián para que ese indicador empiece a bajar, lo que tenemos que hacer es que cada mes vamos a tomar las cantidades que están presupuestadas y solo vamos a mantener en inventario las que de acuerdo a los historial de despachos se han movido mensualmente en este año, ese presupuesto se puede ir para la basura, ¿listo hacemos eso? Pregunta Arlex.
Si hágamele todo sea por disminuir ese indicador. Responden Julián.
Meses Después…
Llama el Ingeniero Edilberto, se nota impaciente.
Hola Ingeniero Edilberto como esta.
Hola Oscar, y después de un breve silencio, - al punto Arlex ¿por qué las zonas se están quedando sin producto?
- Como así Ingeniero si los inventarios se encuentran altos de acuerdo a mis indicadores.
- Me acaban de llamar los representantes de la zona de Huila y Tolima y me dice que no hay Zincosim en ningún almacén y se están perdiendo ventas, además lo están solicitando a la bodega principal y les responden que este producto se demora un poco.
- Muy raro ingeniero voy a revisar con mi equipo y lo llamo.
- Que sea rápido y ojala sea con soluciones, agrega el Ing. Edilberto notablemente ofuscado.
- OK, responde Arlex.
Jefferson, Julián reunámonos que tengo una situación de agotados con Zincosim, traigan datos de producción e inventarios actualizados por favor.
Listo jefe.
Minutos más tarde
- ¿Qué pasa muchachos?, ¿por qué me dicen que no hay inventario para responder a la demanda de Zincosim tanto en la zonas de Tolima, ni de Huila y que tampoco hay producto en la bodega principal? Pregunta Arlex.
- Mire Jefe, responde Jefferson, se acuerda que en la última reunión de indicadores se tomaron decisiones con respecto al indicador de inventarios.
- Si recuerdo.
- Y del producto Zincosim el área de Mercadeo & Ventas había presupuestado 3500 unidades mensuales para todas las zonas, continua Jefferson, y se estaban vendiendo mensualmente 600 unidades, entonces el inventario se bajo a 800 unidades mensuales y no habíamos tenido problemas hasta este mes que ya van solicitados 1200 unidades y no tenemos como responder. Además se está solicitando para iniciar la producción de este producto, pero estamos a la espera de que Compras no colabore con la entrega de las materias primas que nos hacen falta.
- Juepucha ¿pero cuánto tiempo va a tardar esto?, Pregunta Arlex con cara de preocupación
- No se jefe ella dice que no puede reducir mucho los tiempos de entrega porque esa es la negociación que tiene con los proveedores y que con estos es con los que se consigue los precios más bajos.
- Debemos hablar con Lorena para que nos consiga mas materia prima así salga un poco más costosa pero es necesario suplir esa necesidad al ingeniero Edilberto.
- OK responde Julián, voy ya a reunirme con ella, y sale de la oficina.
- Y Jefferson… ¿tenemos inventarios en las demás zonas con el que podamos suplir la demanda de estas zonas?, continua preguntando Arlex.
- Si Arlex, hay unos salditos en la Zona de Nariño y en la zona de Córdoba pero llevarlos a esas zonas nos va a incrementar los costos de Transporte.

- OK, Jefferson, esperemos un momento a ver con que noticias llega Julián.
En ese momento llega Julián y dice Jefe le tengo una buena noticia y una mala.
¿Cuál es la buena?, pregunta Arlex afanado
Que compras nos entrega la materia prima mañana en horas de la tarde y un día después estaría listo el producto.
Y un día de transporte, agrega Jefferson, es decir en cuatro días estaría el producto.
¿Y esa era la buena? Vuelve y pregunta Arlex mas impaciente todavía.
¿Por qué jefe?,
Pues que pasado mañana es el día de mercado en estas zonas y no vamos a tener producto disponible para la venta, ¿y cuál es la otra mala?
Pues como vamos a tener que comprar esas materias primas a otros proveedores el precio va a ser mucho más costoso y eso nos afectara el margen del producto.
Después de pensar por un momento Arlex expone poco convencido, Jefferson mandemos a recoger el producto que hay en estos momentos en Córdoba y Nariño para que se los lleven en el menor tiempo posible a Huila y Tolima.
Mientras tanto voy a llamar a Ing. Edilberto para darle la solución…